Business Central dokumentumkezelő

Ebben a cikkben szeretném bemutatni a dokumentumkezelés egy lehetséges módját, amely Business Central bővítmény lévén egyszerűen és gyorsan használatba vehető és biztosítható vele a digitalizáció.

Business Central / NAV felhasználóktól gyakran kapok dokumentumkezeléssel kapcsolatos igényeket, amelyekben a következő tipikus problémákra keresnek megoldást:

• „Sok időnk megy el a kapcsolódó iratok kikeresésével amikor számlázunk.“
• „Nehezen találom meg melyik könyvtárba mentették el a tervdokumentációkat“
• „A számla jóváhagyásakor sokszor szükségem van a pontos szerződési feltételekre“
• „Szeretném egyszerre látni az összes projekttel kapcsolatos dokumentáció listáját"

A Business Central dokumentumkezelő bővítménye ezekre a problémákra is megoldást nyújthat.

Pár előnyös tulajdonság, amit előljáróban érdemes megemlíteni:

• Egyszerű dokumentumtárolás, dokumentumok kereshetősége
• Könnyen bővíthető kulcsszavakkal (meta tagok)
• Mobil elérés (okostelefon, tablet)
• Dokumentumok verziókövetése, változáskövetés és automatikus értesítések küldése
• Gyors bevezetési idő, alacsony kockázatú beruházás

A dokumentumkezelési megoldás szorosan együttműködik a Microsoft SharePoint által nyújtott szolgáltatásokkal és a dokumentáció fizikai tárolása is SharePoint-ban valósul meg.

A SharePointban való tárolás különösen hasznos lehet a Business Central Online (SaaS) verzióját használóknak, hiszen a környezetek limitált méretébe (a beharangozott változásnak megfelelően) bele fog számítani az adatbázison felül a fájltárolási kapacitás (Tenant Media és Tenant Media Thumbnails max 40 GB) is.

Dokumentum kapcsolatok kialakítása

• A dokumentumok alapértelmezett csatolása a Business Central-ban történik meg, tehát a belépési pont az ERP.
• A dokumentumokat Drag and Drop vagy feltöltős módszerrel is csatolhatjuk, akár email mellékletekből behúzva.
• A dokumentumok bármilyen Business Central-ban elérhető entitáshoz köthetőek (törzsadatok illetve bizonylatok).
• A metatagok, kulcsszavak hozzárendelése tartalomérzékeny és automatikusan megtörténik, illetve lehetőség van szabadon szerkeszthető kulcszavakat is hozzáadni.

Dokumentumtárolás, könyvtárstruktúra kialakítása

• A dokumentumokat előre meghatározott könyvtárszerkezet alatt tudjuk tárolni.
• A könyvtárstruktúrát mind a SharePointban, mind a Business Centralban meg tudjuk határozni.
• A dokumentumok szabad kereshetőségét a SharePoint keresőmotorja biztosítja így nem csak kulcsszavakra hanem a dokumentumok tartalmára is kereshetünk, amennyiben a fájl jellege biztosítja a kereshetőséget.
• A dokumentumok a Business Centralban is struktúráltan jelennek meg és rögtön elérhetőek a releváns adatterületekről.
• A dokumentum könyvtárak bővíthetőek, elnevezésük szabadon változtatható és támogatja a többnyelvű használatot.

Cégszintű használhatóság

A Business Central dokumentumkezelő bővítmény egyik legnagyobb előnye, hogy az ERP folyamatokhoz társított dokumentációt nem csak Business Central licenccel rendelekző felhasználók érhetik el, hanem a dokumentumkönyvárak felvehetőek a Microsoft Teams alkalmazás dedikált csatornáiba illetve nyitott az elérés a SharePoint integrációra képes egyéb alkalmazások felé is.

Bővíthetőség

A fent ismertetett is komponens miatt az alap dokumentumkezelő rendszer könnyen bővíthető további elemekkel, amelyek képessé tehetik a nagyvállalati igények lefedését is. Integráció alakítható ki dokumentumbeolvasó rendszerekkel vagy pl. a SharePointra épülő ShareFlex rendszerrel ahol további funkciók érhetőek el a szerződéskezeléstől a minőségbiztosításig bezárólag.

Ennyi marketing duma után nézzünk meg pár kiragadott részletet arról, hogy is néz ki a megoldás a gyakorlatban.

A vevő listán a jobb oldali információs blokkban megjelenik a dokumentumtárban kialakított tartalomérzékeny könyvtárszerkezet.

Egy feltöltött fájlra kattintva a lehetőségünk van:

• megnyitni a fájlt
• törölni a fájlt (ha erre jogot kaptunk)
• megosztani a fájlt
• megnyitni a SharePoint mappát amelyben tárolva van a fájl
• szerkeszthetjük a kulcsszavakat

A keresést a metaadatok (kulcsszavak) biztosítják, amelyek egy részét a Business Central automatikusan kitölti, de ha szükséges akkor a megfelelő jogosultság birtokában lehetőség van utólagos szerkesztésre is.

A dokumentumkönyvtárak SharePoint-ból is elérhetőek.

A kulcszavak a SharePointban is szerkeszthetőek, amely szinkronban marad a Business Central-lal.

Végezetül lássunk egy példát Microsoft Teams integrációra.

Ahogy az ábrán is látszik az értékesítéssel kapcsolatos dokumentumokat osztottam meg az értékesítési csapattal úgy, hogy a Teams csatornához hozzákötöttem a releváns dokumentumkönyvtárat a SharePoint-ból. Így azok a felhasználók is könnyen elérik a dokumentumokat, akiknek egyébként nincs hozzáférésük a Business Centralhoz.

Amennyiben felkeltette az érdeklődésedet a fent bemutatott egyszerűsített dokumentumkezelési megoldás és kíváncsi vagy további részletekre is, akkor keress nyugodtan.